Arkivar (rådgiver/seniorrådgiver)

Om avdelingen

Faglig sterk dokumentforvalter søkes til arkiv- og dokumentforvaltningstjenesten.

Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) er hovedleverandør av sikkerhetstjenester, digitale tjenester og fasilitetstjenester for regjeringen og departementene. Våre verdier er; hjelpsom, engasjert og profesjonell. DSS er underlagt Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet, har ca. 700 ansatte og er lokalisert sentralt i Oslo.

I Seksjon for informasjonstjenester er det ledig en fast heltidsstilling som rådgiver/seniorrådgiver innenfor arkiv og dokumentforvaltning.

Seksjonen har ansvar for det daglige arkivarbeidet i DSS. I tillegg er seksjonen ansvarlig for Register for verv og økonomiske interesser og Departementenes bibliotek.

Dette er en stilling med særlig vekt på forvaltning og drift av DSS sin arkivfunksjon. Stillingen krever bred erfaring med dokumentasjonsforvaltning. Du vil få en veiledende og rådgivende funksjon innen arkivfaglige problemstillinger, og ansvar for opplæring og brukerstøtte til både ledere og saksbehandlere. Stillingen gir deg også mulighet til å jobbe med strategiske oppgaver i tilknytning til arkivfunksjonen. 

Den som tiltrer stillingen vil i tillegg være delaktig i arbeidet med å innføre nytt sak- og arkivsystem i virksomheten, og i annet arbeid knyttet til digitale løsninger for saksbehandling.

Du får jobbe med

• daglige driftsoppgaver
• videreutvikling og vedlikehold av rutiner og planverk for arkivfunksjon
• utviklingsarbeid innen informasjons- og dokumentasjonsforvaltning, blant annet knyttet til innføring av nytt sak- og arkiv system og integrasjoner med fagsystemer
• rådgivning, opplæring, brukerstøtte og arkivfaglig veiledning/bistand til ledere og medarbeidere i DSS
• utføre enkelte systemadministrasjonsoppgaver i sak-/arkivsystemet
• internkontroll innen arkiv- og dokumentforvaltning
• andre oppgaver kan også bli aktuelle

Vi søker deg som 

• er initiativrik, har gjennomføringsevne og tar ansvar for resultater. For å trives og lykkes i denne stillingen bør du være nøyaktig, strukturert og systematisk i din arbeidsutførelse. Du må ha gode kommunikasjonsevner og være god på veiledning og rådgivning. Du må kunne jobbe selvstendig, men også ha gode samarbeidsevner og fungere i et team. Du er oppdatert på teknologisk utvikling innenfor fagområdet, deler og bidrar til digital utvikling av tjenester

Nødvendige kvalifikasjonskrav:

• relevant høyere utdanning på bachelorgradsnivå innen informasjons- og dokumentasjonsforvaltning og/eller arkivfag. Lang og relevant arbeidserfaring kan oppveie for kravet til utdanning
• god kjennskap til relevant lovverk
• gode kunnskaper i bruk av relevante digitale verktøy
• bred arbeidserfaring med elektronisk saksbehandling og arkivfunksjon i offentlig forvaltning
• erfaring med veiledning og opplæring
• gode skriftlige og muntlige fremstillingsevner på norsk
• ansettelse skjer under forutsetning at søker blir sikkerhetsklarert på nivå KONFIDENSIELT og autorisert

Ønskede krav:

• innføring av nye arkivsystemer
• utviklingsarbeid innen informasjons- og dokumentasjonsforvaltning
• utarbeidelse av rutiner og planverk for arkiv og dokumentforvaltning
• integrasjoner
• sak- og arkivsystemene WebSak og/eller P360
• erfaring med systemadministrasjon i WebSak og/eller P360
• Kjennskap til NOARK-standarden som rammeverk for arkivdannelsen
• erfaring med deponering og avlevering av elektronisk arkivmateriale til Arkivverket

Vi søker deg som kjenner deg igjen i vårt kundeløfte «Sammen for felleskapet» og som vil være en god ambassadør for våre verdier: hjelpsom, engasjert og profesjonell.

Personlige egenskaper:

• initiativrik, har gjennomføringsevne og tar ansvar for oppgaver/resultater
• selvstendig, har gode samarbeidsevner og funger godt i et team
• strukturert, systematisk og nøyaktig
• løsningsorientert, endringsvillig og åpen for nye måter å jobbe på
• opptatt av å yte god service
• oppdatert på teknologisk utvikling innenfor fagområdet, deler dette og bidrar til digital utvikling av tjenester

Personlig egnethet vil bli tillagt stor vekt.

Mangfoldserklæring

I DSS har vi et mål om å være en arbeidsgiver som speiler mangfoldet i samfunnet. Mangfold er en styrke og gjør at vi kan løse oppgavene våre enda bedre. Derfor ønsker vi velkommen til søkere med ulike kompetanser, arbeids- og livserfaring, og søkere som av ulike årsaker ikke kan dokumentere en sammenhengende yrkeskarriere. Vi er en IA-bedrift, og i dette ligger det blant annet at vi vil sørge for tilrettelegging på arbeidsplassen dersom det er behov for det. Alle kvalifiserte søkere vil bli vurdert.

Vi tilbyr

Vi ønsker deg velkommen inn i et arbeidsfellesskap med dyktige kolleger som er stolte av jobben sin. I DSS er det et godt arbeidsmiljø, du får gode kollegaer og utviklingsmuligheter. Som statlig etat er DSS underlagt lov- og avtaleverk som sikrer de ansatte ryddige arbeids- og tjenesteforhold.

Vi kan tilby gode forsikrings- og pensjonsordninger gjennom medlemskap i Statens Pensjonskasse. Egen bedriftshelsetjeneste, treningsmuligheter/bedriftsidrettslag. Subsidierte priser i kantinene i regjeringskvartalet og arbeidsplass sentralt i Oslo sentrum. For mer informasjon, se vår hjemmeside www.dss.dep.no

Lønn: Stillingen lønnes iht. Hovedtariffavtalene i staten og DSS sin lønnspolitikk som rådgiver (stillingskode 1434) eller seniorrådgiver (stillingskode 1364 ) i lønnstrinn 62 -75 som fortiden utgjør fra 604 900 og 759 100 kroner pr år (per 1. mai 2023), avhengig av kvalifikasjoner og erfaring. Stillings- og lønnsinnplassering avhenger av erfaring og kvalifikasjoner. For særlig kvalifiserte søkere kan høyere lønn vurderes. Fra lønnen trekkes 2 % innskudd til Statens pensjonskasse. 

Bakgrunnssjekk: Ansettelse er betinget av at arbeidstaker består en tilfredsstillende bakgrunnssjekk. 

Les dette før du søker

Når du trykker på «Søk stillingen» kommer du over i rekrutteringsportalen og må logge inn. I portalen er det viktig at du:

• Fyller ut CV-feltene i portalen (selv om du legger ved en ferdigutfylt CV). Dette er nødvendig for bl.a. å ivareta kravet om fullstendige søkerlister
• Laster inn vedlegg (vitnemål, kurs/sertifiseringer og arbeidsbekreftelser). Utdanning fra utlandet må dokumenteres med godkjenning fra NOKUT eller HKDir
• Det bør registreres minst to referansepersoner
• Hvis du krysser av for overtallighet, må du vedlegge overtallighetsattesten (Et skriftlig bevis på at du er overtallig fra en statlig virksomhet, og at du derfor kan ha fortrinnsrett til andre stillinger i staten) 

Vi gjør oppmerksom på at vi aldri vil be om BankID-informasjon eller lignende i forbindelse med søknadsprosessen.

Unntatt offentlighet fra offentlig søkerliste: For at vi skal kunne vurdere et ønske om reservasjon fra søkerlisten, må din begrunnelse inneholde konkret hva slags ulempe det vil ha for deg. Du vil bli varslet om reservasjonen ikke tas til følge. I samsvar med offentlighetsloven § 25 gjør vi oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt å bli unntatt offentlighet.

DSS benytter bakgrunnssjekk fra Semac i noen av våre rekrutteringsprosesser. Bakgrunnssjekk utføres etter samtykke, og innebærer bla at vi verifiserer CV og annen søknadsdokumentasjon i forbindelse med ansettelsen.

DIVERSE INFO

Kilde: NAV stillingsannonser
https://arbeidsplassen.nav.no/stillinger/stilling/aba72c38-803b-4547-b56c-c388c85cff2d
IMPORTAPI
https://www.jobbnorge.no/ledige-stillinger/stilling/262428