Kontorsjef

Dette er NTNU

NTNU er et breddeuniversitet med en teknisk-naturvitenskapelig hovedprofil og et tyngdepunkt innen profesjonsutdanning. Universitetet er lokalisert i tre byer med hovedsete i Trondheim.

På NTNU jobber 9 000 ansatte og 43 000 studenter med å skape kunnskap for en bedre verden.

Om stillingen

Institutt for datateknologi og informatikk er det største instituttet ved fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk. Hos oss arbeider omtrent 360 ansatte, av disse er 139 faste vitenskapelige og omtrent 140 er stipendiater og postdoktorer. Instituttet har et internasjonalt arbeidsmiljø og ansatte fra omtrent 40 ulike nasjoner.

Institutt for datateknologi og informatikk (IDI) forsker mellom annet på brukergrensesnitt, databaseteknikk, datamaskinarkitektur, grafikk, kunstig intelligens, informasjonssystem, operativsystem, programmering, sikkerhet og systemutvikling.

Vi søker en dyktig og engasjerende kontorsjef som ønsker å være med å videreutvikle instituttet og den administrative virksomheten sammen med kompetente og engasjerte kolleger. Solid forvaltning og gode tjenester til studenter og ansatte er viktig for oss.

Kontorsjef er ansvarlig for instituttets administrative støttefunksjoner og har for tiden personalansvar for 28 administrativt ansatte.

Din nærmeste leder er instituttleder

Arbeidsoppgaver

Kontorsjef vil være instituttleders nærmeste støttespiller og inngår i instituttets ledergruppe. I tillegg skal kontorsjefen ha oversikt over, og bidra strategisk til, instituttets virksomhet, aktiviteter og forpliktelser. Du må trives med et høyt tempo i en kompleks organisasjon.
Dine viktigste oppgaver vil være:

• Lede instituttets administrasjon, inkludert personalledelse dvs. oppfølging av personal og strategi, og ivaretagelse og videreutvikling av instituttets gode arbeidsmiljø
• Ansvarlig for drift og kontinuerlig utvikling av instituttets administrative tjenester, herunder organisasjonsutvikling
• Utøve lederstøtte til instituttleder og instituttets ledergruppe
• Ansvarlig for instituttets budsjettarbeid og økonomistyring, plan budsjett og oppfølgingsprosesser
• Utredning og rapportering på instituttets virksomhetsområder
• Representere instituttet i relevante nettverk og utvalg
• Bidra til kunnskapsbaserte medvirknings- og beslutningsprosesser
• Sikre god administrativ samhandling mellom instituttet og IE-fakultetet innen alle de relevante områdene som er nevnt her

Kvalifikasjonskrav

• Relevant utdanning tilsvarende mastergrad, for eksempel innenfor ledelse, økonomi eller offentlig administrasjon. Realkompetanse med relevans for de konkrete oppgavene tillagt stillingen kan erstatte utdanningskravet.
• Ledererfaring og dokumenterbar erfaring med personalledelse
• Dokumenterbar erfaring med strategiarbeid og iverksetting av tiltak
• God forståelse og erfaring med økonomi- og virksomhetsstyring
• Svært god muntlig og skriftlig fremstillingsevne i norsk og engelsk

Ønskede kvalifikasjoner 

• Kjennskap til offentlig forvaltning og regelverk
• Erfaring med å planlegge og koordinere endrings- og medvirkningsprosesser, organisasjons- og strategiutvikling.
• Ledererfaring med rådgivning og lederstøtte, gjerne fra universitets- eller høgskolesektoren eller annen offentlig virksomhet
• Erfaring med saksbehandling og utredning fra offentlig sektor

Personlige egenskaper 

Vi søker en trygg og motivert kontorsjef med gode samarbeidsevner og blikk for hva som er god lederstøtte. Kontorsjefen må ha evne til å motivere andre og skape engasjement, evne til å takle høyt arbeidstempo og sammensatte oppgaver på en fleksibel og løsningsorientert måte. Det er behov for å være selvstendig og ta initiativ til å finne løsninger.

Vi ser spesielt etter disse egenskapene:

• Lagspiller med gode samarbeidsegenskaper og evne til å skape et godt og inkluderende arbeidsmiljø
• Tydelig og trygg i møte med kollegaer og samarbeidspartnere
• Tydelig og konstruktiv kommunikasjonsstil
• God helhetsforståelse med evne til å forutse utfordringer og identifisere gode løsninger
• God virksomhetsforståelse og evne til å sette strategisk retning, prioritere og ta beslutninger
• Resultatorientert og høy gjennomføringsevne.

Ved vurdering av den best kvalifiserte, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, samt motivasjon for stillingen. 

Vi tilbyr 

• Spennende og utviklende oppgaver i et sterkt og internasjonalt fagmiljø
• Åpent og inkluderende arbeidsmiljø med engasjerte kolleger
• Gunstige vilkår i Statens pensjonskasse
• ansattegoder og fordeler

Lønn og vilkår 

I stillingen som kontorsjef kode 1054 vil du få lønn etter avtale i henhold til lønnspolitikken og avhenger av kvalifikasjoner og ansiennitet. Fra lønnen trekkes 2 % lovfestet innskudd til Statens Pensjonskasse.

Ansettelsen blir gjennomført etter prinsippene i statsansatteloven, og lovverk som regulerer eksport av kunnskap, teknologi og tjenester. Etter ansettelsen må du påregne at det kan skje endringer i arbeidsområdet.

Det er en forutsetning at du kan være til stede ved og tilgjengelig for institusjonen på daglig basis.

Om søknaden

Vi gjør oppmerksom på at søknaden kun blir vurdert ut fra informasjonen som foreligger ved søknadsfristens utløp. Sørg derfor for at søknaden din tydelig viser hvordan dine ferdigheter og erfaringer oppfyller kriteriene som er beskrevet over.
Søknaden må inneholde:

• Søknadsbrev som beskriver din motivasjon og kvalifikasjon for stillingen
• CV, attester og vitnemål
• Navn og adresse til tre relevante referanser

Dersom hele eller deler av utdanningen din er tatt i utlandet, ber vi deg i tillegg legge ved dokumentasjon på omfang og kvalitet for hele ditt utdanningsløp, både bachelor- og masterutdanning, i tillegg til annen høyere utdanning. Beskrivelse av hvilken dokumentasjon som er nødvendig finner du her. Dersom du allerede har en uttalelse fra NOKUT, er det fint om du legger ved den også.

Generell informasjon 

NTNU mener at inkludering og mangfold er en styrke. Vi ønsker at våre ansatte skal speile befolkningen, og søker til enhver tid de beste hodene. Dette gir NTNU økt produktivitet, innovasjon, bedre beslutningsprosesser, økt medarbeidertilfredshet og det konkurransefortrinnet vi trenger for å gjennomføre vårt samfunnsoppdrag innen forskning og utdanning. NTNU legger vekt på tilrettelegging og oppfordrer deg som kvalifisert kandidat til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne, hull i CV eller kulturell bakgrunn

Som ansatt ved NTNU må du til enhver tid rette deg etter endringer som utviklingen i faget medfører, og de organisatoriske endringer som vedtas.

Offentlig søkerliste med navn, alder, stillingstittel og bostedskommune utarbeides etter søknadsfristens utløp. Dersom du ønsker å reservere deg fra oppføring på offentlig søkerliste må dette begrunnes. Vurdering vil bli gjort i henhold til gjeldende lovverk. Du vil bli varslet om reservasjon ikke tas til følge.

Hvis du har spørsmål om stillingen kan du ta kontakt med Heri Ramampiaro, e-post heri@ntnu.no . Hvis du har spørsmål om ansettelsesprosessen kan du ta kontakt med HR, e-post: rekrutteringsteam@ie.ntnu.no

Synes du dette ser interessant ut, og i samsvar med dine kvalifikasjoner, sender du oss din søknad elektronisk via jobbnorge.no med CV, vitnemål og attester vedlagt. Ved forespørsel må du kunne fremskaffe bekreftede kopier av din dokumentasjon.

DIVERSE INFO

Kilde: NAV stillingsannonser
https://arbeidsplassen.nav.no/stillinger/stilling/5caf7725-b51f-40c9-86ed-5ae200082bab
IMPORTAPI
https://www.jobbnorge.no/ledige-stillinger/stilling/261554