Virksomhetsleder Dokumentsenteret/ arkivansvarlig – Dokumentsenter, Organisasjon
Kontor og økonomi Ledelse administrasjon og radgivning(2 uker siden)
Stillingsbeskrivelse
Published 01-05-2024
Deadline: 24-05-2024
Virksomhetsleder Dokumentsenteret/ arkivansvarlig
Vår leder av Dokumentsenteret skal over i nye spennende oppgaver i Sandnes kommune – og vi trenger en virksomhetsleder for Dokumentsenteret som ivaretar rollen som arkivansvarlig. Stillingen er ledig for snarlig tiltredelse.
Sandnes kommune er stedet for deg som liker å lede, som synes informasjonsforvaltning og arkivfaglige problemstillinger er spennende og utfordrende, og som er opptatt av å digitalisere og effektivisere arbeidsprosesser. Som virksomhetsleder for Dokumentsenteret vil du lede 20 engasjerte ansatte, samt ha ansvar for fag og økonomi. Du vil rapportere til Organisasjonsdirektør og inngå i dennes ledergruppe.
Dokumentsenteret arbeider for å sikre kommunens dokumentasjon etter arkivfaglige prinsipper som å bevare dokumentenes proveniens, autentisitet, integritet, pålitelighet og anvendelighet. Samtidig skal andre hensyn som personvern og informasjonssikkerhet ivaretas i dokumentfangsten. Dokumentsenteret er i dag en sentral aktør innen digitaliseringsarbeidet som foregår i kommunen. Dokumentforvaltning henger stadig tettere sammen med arbeidsprosesser, teknologiske løsninger og brukerne av løsningene, og at dette stiller store krav til oss. Dokumentsenteret må forstå prosessene som skaper dokumentasjon.
Dokumentsenteret driver egne anskaffelses- og utviklingsløp og deltar konstruktivt inn i øvrige i organisasjonen for å finne gode løsninger både fra et arkiv-, saksbehandlings- og brukeropplevelsesperspektiv. Kommunen gikk høsten 2022 over til Public 360 Online°. Det er også en rekke pågående aktiviteter for etablering av nye integrasjoner mot Documaster arkiv for sikring av datafangst samt migrering av avsluttede systemer for tilgjengeliggjøring av historiske data. Kommunen er i ferd med å ta i bruk elnnsyn for tilgjengeliggjøring av dokumenter fra flere av disse kildesystemene.
Parallelt med utviklingsarbeid har Dokumentsenteret en daglig drift å ivareta. Dokumentsenteret drifter kommunens sentrale sak/arkivløsning og frittstående arkivkjerne. De ivaretar også kommunens interne og eksterne postombringing og må ha kjennskap til kommunens historiske arkiver for å bistå interne saksbehandlere og innbyggere i å navigere i disse.
Arbeidsoppgaver
- Personalansvar for virksomhetens ansatte, inkludert veiledning og evaluering
- Ansvarlig for budsjettstyring knyttet til Dokumentsenterets drift
- Faglig ansvar for å holde avdelingen oppdatert på endringer i lover og regler som påvirker arkivering og dokumentbehandling
- Ansvar for å utvikle, implementere og opprettholde strategier, retningslinjer og prosedyrer for effektiv dokumentbehandling og -informasjonsforvaltning
- Identifisere og implementere løsninger for å forbedre effektiviteten og nøyaktigheten av dokumenthåndteringsprosesser.
Kvalifikasjoner
- Relevant høyere utdannelse (minimum 4 år), relevant mastergrad eller tilsvarende
- Ledererfaring innen både fag, økonomi- og personalforvaltning
- Det er ønskelig med relevant erfaring fra arbeid med arkiv/dokumentasjonsforvaltning – fortrinnsvis fra det offentlige
- Kjennskap til relevant lovverk
- Meget god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
Personlige egenskaper
- Du har god rolleforståelse og har evnen til å etablere tillit blant ansatte og samarbeidsparter
- Du er løsningsorientert og har gode samarbeidsevner
- Du er analytisk, strukturert og evner å jobbe helhetlig
- Du har interesse for digitalisering og effektivisering av arbeidsprosesser
- Du er selvstendig, strukturert, stor arbeidskapasitet og har høy grad av gjennomføringsevne
- Bidrar til et godt arbeidsmiljø med høy trivsel blant de ansatte
Vi tilbyr
- En stilling som har stor betydning for kommunens medarbeidere og innbyggere
- Spennende, utfordrende og varierte arbeidsoppgaver med et viktig og fremtidsrettet område
- Et godt arbeidsmiljø, både på egen avdeling og i ledergruppen som du vil inngå i
- Kontorplass i moderne lokaler i nytt rådhus med både kantine og gode garderobefasiliteter
- Gratis svømming for alle ansatte i kommunens svømmehaller.
- Fleksibel arbeidstid
- Bedriftsidrettslag og bedriftskunstforening
- Gode pensjons- og forsikringsordninger
- Hjem-jobb-Hjem ordning
Kontaktinformasjon
Kristin Bø Haugeland, Organisasjonsdirektør, 99406923
Arbeidssted
Rådhusgata 1
4306 Sandnes
Nøkkelinformasjon:
Arbeidsgiver: Organisasjon
Referansenr.: 4807922039
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 24.05.2024
DIVERSE INFO
| Arbeidsgiver | Dokumentsenter, Organisasjon orgnr: |
|---|---|
| Kort om arbeidsgiver |
Sandnes kommune er kåret til Norges mest attraktive by i 2022. Visjonen vår er: «Sandnes – i sentrum for framtiden» og verdiene våre er «Romslig – Modig og Sunn». Verdiene våre skal vise igjen hos den enkelte medarbeider og måten vi jobber på. Sandnes ligger sentralt på Nord-Jæren, og er blant Norges mest folkerike kommuner. Den består av etablerte storby- og tettstedsområder, og er en av fylkets største landbrukskommuner. Vi har idrettsmiljø i norgestoppen, et yrende kulturliv og vakre friluftsområder på rekke og rad. Kommunen kjennetegnes dessuten av et aktivt næringsliv og en sterk kulturhistorie. Sandnes er alt dette og mye mer!
Vi ønsker å være en arbeidsgiver som gjenspeiler mangfoldet i samfunnet. Derfor oppfordrer vi alle kvalifiserte til å søke – uansett alder, kjønn, funksjonsevne, seksuell orientering, religion, etnisitet eller hull i CV-en. |
| Webside | https://www.sandnes.kommune.no |
| Bransje | Kontor og økonomi |
| Yrke | Ledelse, administrasjon og rådgivning |
| Sted | SANDNES (Adresse: Rådhusgata 1 Postnr: 4306) |
| Stillingstype | Fast Heltid Antall stillinger: 1 |
| Sektor | Offentlig |
| Krav | Høyere utdanning |
| Tiltredelse | Unknown |
| Søknadsfrist | 24-05-2024 |
